Entrümpeln im Büro bringt Entspannung

«Ich brauchte mich bloß umzudrehen, und der Locher war weg. Das ging gar nicht», erzählt Gitte Härter. Heute haben beide ein eigenes Büro zu Hause. Der Kontakt erfolgt per Mail und telefonisch. So schreibt das Autorinnenduo auch gemeinsam Bücher, etwa zum Thema «Perfekte Organisation im Kleinbetrieb.» Wie man den Schreibtisch und die Ablage sicher in Griff kriegt, hat Christine Öttl verfasst. Aber Beraterin Härter ist da nicht weniger Expertin: «Ich bewundere die Christine für ihren leeren Schreibtisch. Aber ich bin eben total anders. Es gibt beim Thema Selbstorganisation keine Patentrezepte.»

Wenn Gitte Härter Betriebe zum Thema Organisationssystem berät, fragt sie nach den Stärken und Schwachstellen auf dem Schreibtisch und nach den Wünschen. «Natürlich mache ich Vorschläge, aber es geht vor allem darum, gemeinsam eine Lösung zu finden.» Schließlich sind es die Mitarbeiter, die das im Alltag umsetzen müssen. Wenn sie nicht dahinter stehen, das System nicht einfach und praktikabel ist, könne man sich alle theoretischen Seminare und Tipps sparen: «Ordnung kann man nicht delegieren.»

Das sieht die Büroorganisatorin Karin van Ewig etwas anders. Die Steuerfachgehilfin in Kiel lebt davon, fremde Büros aufzuräumen. Im Extremfall ohne Vorgaben und Kompromisse: «Dann kommt alles raus, und niemand hat mir reinzureden. Auch der Chef nicht. Das lasse ich mir knallhart unterschreiben.» Alles wird aufgemacht und leergeräumt, und Karin von Ewig steht dann vor einem Berg aus Papier: Fachzeitschriften, Werbung, veraltete Korrespondenz: «60 Prozent der Unterlagen wandern in den Schredder.»

Ordnung für den Menschen, nicht gegen ihn: Die ausgebildete Zeitmanagerin lehnt auch Aufträge ab. So bei dem Firmenchef, der erst das Papier vom Stuhl räumen musste, um einen Platz anzubieten. Doch van Ewig merkte schnell: «Was für Außenstehende nach Chaos aussah, hatte sein System. Hätte ich da aufgeräumt, ich hätte sein ganzes Leben durcheinander gebracht.»

Das System, das die Büroorganisatorin in Seminaren vermittelt, ist so überschaubar und flexibel wie möglich: Drei Ablagekästen: Eingang, Ablage, Ausgang, die täglich abgearbeitet werden. Dazu zwei Mappen: «Projekte A-Z», die in der Bearbeitung sind sowie «Termingeschäfte 1-31» für jeden Tag des Monats. Wichtig sei, dranzubleiben und ausnahmslos täglich die Mappen zu sichten: «Leute, die das einmal genossen haben, werden nicht rückfällig.»

Für den evangelischen Theologen Werner Tiki Küstenmacher aus Gröbenzell bei München ist der Sieg über die Stapel auf dem Schreibtisch und die Ordnung im Schrank schon fast eine Sucht: «Wenn auch nur als Einstiegsdroge». Der Co-Autor des Bestsellers «Simplify your Life» vertritt die Devise «Leben statt gelebt zu werden». Bei der Methode spielen Verben mit der Vorsilbe «ent» eine wichtige Rolle: Den Arbeitsplatz entwirren, das Büro entstapeln, die Vergesslichkeit entmachten, sind wichtige Schritte. Aber auch Entperfektionieren: «Lieber gleich und nicht so richtig perfekt als nie.»

Die Regel «Jedes Papier nur einmal anfassen» hat Küstenmacher daher auch für die Praxis abgeschwächt: «Jedes Papier, das ich anfasse, einen Schritt weiterbringen.» Die Anforderungen an die Büroorganisation seien durch neue Technologien wie E-Mail und Handy gestiegen: «Die Erwartungen an die Reaktionszeiten werden immer kürzer.» Dabei lassen sich Küstenmacher zufolge aber Grenzen setzen.

Der Computer hat aber auch Vorzüge: Die Festplatte muss nicht täglich aufgeräumt werden, dafür gibt es eine Suchfunktion. Und viele Zeitschriftenartikel, die man früher archivieren musste, können jetzt getrost in den Müll: Im Internet, zumindest in bezahlten Datenbanken, findet sich jede gesuchte Information wieder, selbst wenn einmal etwas schief geht: «Mir ist der Laptop gestohlen worden. Das war schlimm, aber jeder hatte Verständnis, und ich habe weniger Datenmüll.»

Literatur: Christine Öttl, Gitte Härter: Perfekte Organisation im Kleinbetrieb, mvg Verlag, ISBN 3-478-85420-2, 15,90 Euro; Friedrich-Karl Emmrich, Christian Kaminski: Selbstorganisation - professionell und zielorientiert; verlag moderne industrie, ISBN 3-478-86019-9, 9,90 Euro; Werner Tiki Küstenmacher, Lothar J. Seiwert: Simplify your life. Einfacher und glücklicher leben. Campus-Verlag, ISBN 3-593-36818-8, 19,90 Euro.